1. La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “PTDP”) aplica para cualquier registro y tratamiento de datos personales realizado de forma presencial y/o virtual en el marco de las relaciones con clientes actuales o potenciales, colaboradores, proveedores y demás terceros vinculados a LA EMPRESA.

La PTDP será puesta a disposición de los Titulares para su conocimiento previo al tratamiento de sus datos personales, el cual se realizará conforme a la autorización otorgada por estos, salvo las excepciones previstas en la ley.

1. MARCO NORMATIVO

• Constitución Política de Colombia, Artículo 15
• Ley 1266 de 2008
• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto 1074 de 2015

Y todas aquellas normas que modifiquen o adicionen las leyes y decretos aquí listados.

2. DEFINICIONES 

Para efectos de la presente Política, se adoptan las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, especialmente las siguientes:

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Dato calificado como tal según la ley y que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos y registros públicos.

Dato Privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.

Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento interesa al titular y a cierto sector o grupo de personas a la sociedad en general.

Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como datos relativos al origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos de salud, vida sexual y datos biométricos.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales. Para efectos de esta Política, el Responsable del Tratamiento es DYLOGICA SAS

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.

Transferencia: Envío de datos personales a un receptor que actúa como Responsable del Tratamiento, ubicado dentro o fuera del territorio nacional.

Transmisión: Comunicación de datos personales a un Encargado para que realice el tratamiento por cuenta del Responsable.

3. PRINCIPIOS ORIENTADORES

En el tratamiento de datos personales de clientes, empleados, proveedores, contratistas y demás terceros, LA EMPRESA aplicará los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, bajo los siguientes lineamientos:

Principio de Legalidad: El tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales vigentes en materia de protección de datos y demás normas aplicables.

Principio de Libertad: El tratamiento solo se ejercerá con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo las excepciones previstas en la ley.

Principio de Finalidad: Los datos personales serán recolectados y tratados para finalidades legítimas, específicas e informadas al Titular.

Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, inexactos o que induzcan a error.

Principio de Transparencia: LA EMPRESA garantizará el derecho del Titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia y uso de sus datos personales.

Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujetará a los límites derivados de la naturaleza de los datos, las disposiciones legales y la autorización del Titular. Los datos personales no estarán disponibles en medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.

Principio de Seguridad: LA EMPRESA adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con LA EMPRESA.

4. ALCANCE 

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales aplica a todos los datos personales recolectados, almacenados, usados, circulados o suprimidos por DYLOGICA SAS en el desarrollo de su objeto social como empresa de transporte de carga en Colombia.

Esta Política será aplicable a clientes, clientes potenciales, empleados, contratistas, proveedores y demás terceros cuyos datos personales sean tratados por LA EMPRESA.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES 

Los Titulares de datos personales tendrán los derechos previstos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, especialmente los siguientes:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normatividad vigente.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• La solicitud de supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información.

En caso de que LA EMPRESA llegue a tratar información financiera o crediticia en los términos de la Ley 1266 de 2008, se garantizarán igualmente los derechos allí establecidos.

6. DEBERES DE LA EMPRESA
   
   Deber General

LA EMPRESA, en su calidad de Responsable del Tratamiento, se compromete a respetar y garantizar en todo momento los derechos de los Titulares, actuando conforme al Marco Normativo vigente y asegurando la confidencialidad, seguridad, integridad y reserva de los datos personales tratados.

 

Deberes Específicos como Responsable del Tratamiento

En desarrollo de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, LA EMPRESA se compromete a:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar la autorización otorgada por el Titular para el tratamiento de sus datos personales, cuando sea requerida.
• Informar de manera clara y suficiente la finalidad de la recolección de los datos y los derechos que le asisten al Titular.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información suministrada a los Encargados del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar y rectificar la información cuando sea necesario y comunicar oportunamente dichas novedades a los Encargados del Tratamiento.
• Exigir a los Encargados del Tratamiento el respeto por las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados por la ley.
• Informar al Titular, a su solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
• Informar a la autoridad competente cuando se presenten violaciones a los sistemas de seguridad que impliquen riesgos en la administración de la información.

7. AUTORIZACIONES, CONSENTIMIENTOS, FINALIDAD Y MODIFICACIONES
   
   Autorización y consentimiento 

Los datos personales tratados por LA EMPRESA podrán ser objeto de recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión, conforme a las finalidades descritas en la presente Política.

El tratamiento de Datos Personales por parte de LA EMPRESA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular, salvo las excepciones previstas en la ley. LA EMPRESA en todo momento dejará constancia de la autorización entregada por el Titular, a través de los medios idóneos que garanticen que la misma fue otorgada de manera expresa, libre, previa e informada, como lo son las autorizaciones por escrito, en medios electrónicos, u otorgadas al aceptar términos y condiciones de LA EMPRESA, el aviso de privacidad correspondiente que soporta el tratamiento de los Datos Personales, o cualquier otro mecanismo que permite acreditar y demostrar un registro, acceso o vinculación con LA EMPRESA.

La presente Política estará disponible para consulta previa del Titular antes de otorgar la autorización correspondiente y cada vez que LA EMPRESA realice modificaciones a la presente PTDP.

LA EMPRESA conservará la autorización otorgada por el Titular en los términos exigidos por la normatividad vigente.

Finalidades

LA EMPRESA, sólo recaudará los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad establecida. Los datos personales de los titulares, con los que cuenta LA EMPRESA serán tratados con los siguientes fines:

• Información sobre Trabajadores y Contratistas
  
  a. Identificar la identidad de los colaboradores de LA EMPRESA permitiendo a la misma la plena identificación de los mismos, el contacto y comunicaciones para todos los efectos de lo señalado en el reglamento interno de trabajo adoptado por LA EMPRESA, además de fines probatorios dentro de procesos disciplinarios y/o judiciales, carnetización y demás documentos de identificación o reconocimiento de personal laboral o civil vinculado con LA EMPRESA.
  
  b. Recopilar, documentar, analizar y verificar información académica, laboral, profesional, de experiencia, competencias y demás información necesaria para procesos de selección, vinculación y gestión del talento humano.
  
  c. Registrar la información del aspirante laboral en las bases de datos de recursos humanos, permitiendo su eventual consideración para futuros procesos de selección contractual.
  
  d. Refrendar la información personal de los aspirantes a los diferentes cargos y posiciones laborales de la Entidad, mediante su validación con las fuentes directas de las certificaciones, constancias o referencias suministradas.
  
  e. Gestionar, facilitar y cumplir con las obligaciones propias del régimen laboral y de seguridad social tales como: afiliación de los empleados ante las distintas administradoras del Sistema General de Seguridad Social (ARL, EPS, AFP), parafiscales y demás servicios complementarios que hacen parte de una relación laboral.
  
  f. Utilización de información personal para el desarrollo de actividades y controles administrativos, logísticos y otros aspectos complementarios necesarios para la ejecución de las funciones de los empleados de la Entidad. Esto incluye la implementación de carnés de identificación con datos sensibles como imágenes fotográficas e información biométrica, el uso de cámaras de seguridad y otras estrategias de control, seguimiento y apoyo a las funciones de cada posición laboral.

• Información de Proveedores

 
      a. Gestión de Proveedores: Administrar y gestionar la relación comercial, incluyendo el registro y control de proveedores.
      b. Cumplimiento Contractual: Ejecutar y dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de los contratos celebrados.
      c. Comunicación y Notificaciones: Enviar comunicaciones relacionadas con la relación comercial, incluyendo avisos sobre políticas,            procedimientos y actualizaciones.
     d. Seguridad y Logística: Gestionar aspectos de seguridad, acceso a instalaciones y coordinación logística.

• Información de clientes, Clientes Potenciales
  
  a. A través de la información recolectadas dentro del proceso comercial de LA EMPRESA utilizará la información con fines ofrecer información sobre los servicios de transporte de carga, logística y demás servicios relacionados prestados por LA EMPRESA.
  
  b. Desarrollar actividades comerciales, de mercadeo y participación en procesos contractuales relacionados con los servicios de transporte de carga y logística ofrecidos por la empresa.
  
  c. Llevar a cabo, a través de cualquier medio, ya sea de forma directa o mediante terceros, actividades de facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, mejora del servicio, verificaciones y consultas, control, análisis de comportamiento y hábitos, habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra actividad relacionada con los servicios actuales y futuros, con el fin de cumplir con las obligaciones contractuales y la misión de la Entidad.
  
  d. Implementación de sistemas internos de prevención, gestión y control de riesgos, tales como SARLAFT, PTEE o cualquier otro sistema de cumplimiento que resulte aplicable conforme a la normatividad vigente
  
  e. Realizar seguimiento logístico de las operaciones de transporte de carga, trazabilidad de mercancías, control de rutas, monitoreo satelital de vehículos y gestión operativa relacionada con la prestación del servicio.
  
  

• Visitantes y control de acceso

 
       a. Registrar y controlar el ingreso y permanencia de visitantes en las instalaciones de LA EMPRESA, verificar su identidad, garantizar la seguridad de las personas, bienes e información, así como realizar monitoreo a través de sistemas de videovigilancia cuando aplique.

        b. Atender requerimientos de autoridades competentes en relación con registros de ingreso o grabaciones de seguridad.

• Finalidades Generales y Cumplimiento Normativo

LA EMPRESA tratará datos personales con las siguientes finalidades generales, aplicables según corresponda a clientes, colaboradores, proveedores, contratistas, visitantes y demás terceros:

      a.Cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias y contractuales aplicables a la actividad de transporte de carga, incluyendo              requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de tránsito, así como la implementación de programas internos de                cumplimiento, seguridad vial, sistemas de gestión, prevención y control de riesgos.

Modificaciones

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales podrá ser modificada o adicionada en cualquier momento, en cumplimiento de cambios normativos o necesidades internas de la empresa.

Toda modificación será debidamente actualizada, indicando la fecha de versión correspondiente, y estará disponible para su consulta a través de la línea de atención telefónica 6044481056 – 3207847640, del correo electrónico info@dylogica.com o en las instalaciones de la empresa ubicadas en la CALLE 76 N° 55 30 Itagüí Antioquia.

Las modificaciones sustanciales serán comunicadas a los Titulares a través de medios idóneos y la versión actualizada permanecerá disponible para consulta

8. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

LA EMPRESA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, acceso no autorizado o fraudulento, en cumplimiento del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente.

Los datos personales serán conservados mientras exista una relación contractual o comercial con el Titular y por el término adicional exigido por la normatividad comercial, tributaria, laboral y sectorial aplicable y durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contables, fiscales, tributarias, laborales, de archivo y aquellas derivadas de la actividad transportadora.

 

9. DATOS E INFORMACIÓN SENSIBLE

 

LA EMPRESA informa a todos los Titulares que, en el ejercicio y desarrollo de sus actividades, si solicita o realiza el Tratamiento de Datos Sensibles para la correcta operación o funcionamiento de sus procesos y actividades, cumplirá con las pautas y restricciones establecidas por el Marco Normativo. Se reitera que, en ningún caso, los Titulares estarán obligados a autorizar el Tratamiento de Datos Sensibles. Todo Titular deberá consentir y autorizar expresamente a LA EMPRESA el Tratamiento de Datos Sensibles conforme a la presente PTDP.

 

10. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

 

LA EMPRESA podrá realizar transmisión o transferencia nacional o internacional de datos personales cuando sea necesario para el desarrollo de su actividad empresarial, garantizando el cumplimiento de los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012, especialmente lo previsto en su artículo 26 y demás normas que la reglamenten.

11. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

El Titular o su representante podrá presentar consultas o reclamos relacionados con sus datos personales a través del correo electrónico indicado en la presente Política.

11.1 Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recepción, de conformidad con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes de su vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

11.2 Reclamos

Los reclamos serán atendidos conforme a los términos establecidos en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Cuando el Titular considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo ante LA EMPRESA.

Si el reclamo se encuentra incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.3 Autoridad de Control

Si el Titular considera que no ha sido atendido adecuadamente, podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

El área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos es el Área Administrativa y/o Jurídica de LA EMPRESA.

12. PUBLICACIÓN Y CONSULTA DE LA POLÍTICA

La Política de Tratamiento de Datos Personales de DYLOGICA SAS podrá consultarse solicitándola a través de la línea de atención telefónica 6044481056 – 3207847640, mediante el correo electrónico info@dylogica.com o en las instalaciones de la empresa ubicadas en Calle 76 N° 55 30 Itagüí Antioquia.

Los Titulares podrán solicitar copia de la misma a través del correo electrónico indicado en el numeral 12 de la presente Política.

Cualquier modificación sustancial será informada oportunamente a los Titulares a través de los medios que LA EMPRESA considere idóneos.

13. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Para todos los efectos legales, el Responsable del Tratamiento de los datos personales es:

DYLOGICA SAS

NIT: 900.488.793-1

Dirección de Domicilio: Calle 76 N° 55 30 Itagüí Antioquia

Correo Electrónico para Solicitudes de PTDP: info@dylogica.com

Teléfono: 6044481056 – 3207847640

Página web: dylogica.com